医事が2人の診療所は、
1人抜けると受付から止まる

結論医事が2人いても、それぞれが自分の仕事しかできなければ、1人休んだ日に受付と会計が詰まります。強いのは、看護師が受付や会計を少しでも手伝える医院です。全部できなくて構いません。止まると困る仕事を3つだけ、2人以上ができる状態にしておくことです。

診療所の医事は、2人で回しているところがいちばん多いと思います。1人が受付と会計、もう1人がレセプトと事務。毎日なんとか回っているので、院長からは問題がないように見えます。

2人いても安心できない理由

人数は足りていても、次のどれかに当てはまると、1人抜けた日に回らなくなります。

役割が分かれすぎている

受付の人はレセプトが分からない。レセプトの人は会計のレジを触ったことがない。忙しい医院ほど、こうなります。普段は効率がいいのですが、片方が休むと、残った人は相手の仕事に手が出せません。

2人の仲が悪い

口に出しにくいことですが、よくあります。仲が悪いと、教え合いも引き継ぎもしません。片方が休んだ日の仕事は、そのまま翌日に積まれます。院長の前では普通にしているので、外からは分かりません。

やり方がその人にしか分からない

長く勤めている人ほど、自分なりのやり方が固まっています。メモはその人の手元にだけあり、置き場所も本人しか知りません。本人は困っていないので、整理しようという話にもなりません。

1人抜けた日に止まるもの

止まる順番は、たいてい次のとおりです。最初に止まるのは、患者さんの目に触れるところです。

受付と会計は、その日のうちに患者さんの不満になります。返戻は、溜まっていても数か月誰も気づきません。どちらも、1人休んだだけで起きることです。

看護師が少し手伝える医院は強い

これまで見てきた中で、急な欠勤があっても慌てない医院には共通点があります。看護師が、受付や会計、レセプト以外の事務を少しでもできることです。

全部できる必要はありません。たとえば次の3つだけでも、窓口は止まりません。

• 保険証・マイナ保険証の確認と、受付の入力
• 会計のレジ操作と、領収書の発行
• 電話の一次対応と、予約の入力

看護師にも本来の仕事があるので、いきなり頼むと反発が出ます。診療の落ち着いた時間帯に、月に1回でも受付に一緒に入ってもらうところから始めるのが現実的です。頼むのは「休みが出た日だけ」と最初に伝えておくと、受け入れられやすくなります。

院長が今日確かめられること

1. 受付の人が休んだ日、会計は誰がやっていますか　答えが「レセプトの人が無理をして」なら、その日のレセプト業務は止まっています。
2. レセプトの人が休んだ月初、提出は間に合いましたか　覚えていないなら、そういう月がまだ来ていないだけかもしれません。
3. 2人は、お互いの仕事を少しでもできますか　できないなら、人数は2人でも、実際は1人体制が2つ並んでいる状態です。
4. レセコンや電子カルテのIDとパスワードは、本人以外も分かりますか　急に休んだ日に、誰もログインできないことがあります。

まず用意しておくもの

細かい手順書は、作っても更新されなくなります。それより、次の2枚を医事の2人に作ってもらってください。1枚ずつ、30分あれば書けます。

いつ、何をやるか	毎月やること、年に1回やることを、時期と一緒に1枚に。月初のレセプト、返戻の処理、施設基準の定例報告など。やり方までは書かなくて構いません
どこに、何があるか	IDとパスワードの保管場所、届出の控え、審査支払機関からの郵便物の置き場所。代わりの人が探さずに済むようにします

辞めると決まってからでは、この2枚は作れません。本人がいるうちに作っておくことが大事です。

まとめ

人数が足りているかより、1人抜けた日に何が止まるかを見てください。受付・会計・電話の3つを、医事以外の人も少しできるようにしておく。それだけで、急な欠勤や退職で慌てることはかなり減ります。

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